18. november 2017. Eugen. °C  drop down arrow
Svet financií jasne a pútavo
Quotes by TradingView
 

Najčastejšie otázky o IT outsourcingu

 12.10.2017 12.10.2017  

O tom, ako funguje IT outsourcing a aké sú jeho prínosy sme sa rozprávali s Miroslavom Môcom, riaditeľom spoločnosti Detect s.r.o.

 

Čo je IT outsourcing?

Pojem IT outsourcing je na Slovensku známy už dlhé roky. Ľudia si však stále nevedia úplne presne predstaviť, čo všetko to zahŕňa a ako to môže celé fungovať. IT outsourcing znamená využívanie externých zdrojov firmy, teda využívanie dodávateľov IT služieb.

Aký je rozdiel v tom, keď si firma spravuje IT systémy sama a keď využíva IT outsourcing?

Hlavná výhoda outsourcingu spočíva v jeho efektivite. To znamená, že dostanem viac za menej peňazí. Pokiaľ zamestnávam ľudí interne, ich potenciál nemusím až tak efektívne využiť. Môže sa stať, že časť pracovného času nie sú zamestnanci vyťažení alebo naopak nemáme odborníka na konkrétny problém a musíme to riešiť inak. Dokonca efektivita môže byť ešte niekoľkonásobne nižšia v prípade, ak máme až príliš veľa zamestnancov, pretože každý z nich je odborník na niečo iné.

Môže však nastať aj situácia, kedy ľudí potrebujeme, no sú na dovolenke alebo jednoducho nie sú dostupní. V tomto smere je takéto fungovanie tiež neefektívne a keď si situáciu rozložíme do konkrétnych čísel, zistíme, že by sme vo firme potrebovali napríklad len jedného „IT-čkára“ namiesto dvoch a tým pádom vieme znížiť náklady na polovicu. Avšak, tu narazíme na problém, že jeden človek nevie zabezpečiť garantovanú reakčnú dobu, čiže nie je tam žiadna zastupiteľnosť.

Pri outsourcingu máme istotu, že firma má k dispozícii niekoľko odborníkov. Platíme len za to, čo potrebujeme. Je to cenovo výhodnejšie. Naša firma vie dodržiavať zmluvne dohodnutú reakčnú dobu a to pokojne aj 24 hodín denne, 7 dní v týždni, 365 dní v roku, a to vnímam ako ďalšiu veľkú výhodu IT outsourcingu.

Kedy je IT outsourcing pre firmu výhodný?

Náklady oproti vlastnému zamestnancovi sa pohybujú na úrovni 25% až 50%. Samozrejme, môže nastať prípad, kedy je zamestnanec potrebný z dôvodu, že nerobí len správu, ale je využívaný plnohodnotne a vykonáva ďalšie činnosti, ako napríklad operácie s dátami. Zamestnanec síce môže byť vyťažený, no pri bežnej správe nie je využitý naplno.

Ako IT Outsourcing funguje? Dá sa firme „ušiť“ na mieru?

Podmienky sú vždy dohodnuté v zmluve . Ak má firma obavy, či outsourcing bude postačovať, vždy sa dá riešenie prispôsobiť pri každej firme na mieru. Na začiatku sa určia potreby: potrebujeme, aby ste boli dostupní od pondelka do piatku od 8:00 do 17:00 alebo od pondelka do nedele, alebo 24/7. Následne sa určí reakčný čas, aký firma potrebuje, počas ktorého sa daná požiadavka začne riešiť. V dnešnej dobe už existuje veľa nástrojov na vzdialenú správu, takže zásah môže prebehnúť do niekoľkých minút. Vzdialená správa je mnohokrát efektívnejšia a rýchlejšia než fyzicky prítomný správca, ktorý by v prípade potreby musel reálne prejsť celou budovou do druhej kancelárie alebo na iné poschodie.

Okrem zmluvne dohodnutých podmienok riešime aj nové požiadavky firmy, incidenty, poruchy, problémy, analýzu alebo audit. Pravidlo je také, že v rámci IT outsourcingu zamestnanca plne zastúpime. Robíme teda všetko, čo firma v rámci IT potrebuje.

Miroslav Môc

Koľko to stojí?

Čo sa týka financií, existuje niekoľko možností. Služby môžu byť fakturované prostredníctvom mesačného paušálu, čo znamená, že správa nie je obmedzovaná počtom hodín. V rámci implementácie sa však úkony oceňujú zvlášť. So zákazníkmi sa môžeme dohodnúť na hodinových sadzbách alebo na kombinácii paušálu, ktorý zákazník platí za garanciu reakčných časov, a hodinovej sadzby za konkrétne úkony.

Pri zvolení paušálu zákazník platí vždy rovnakú sumu a nezáleží na tom, či nad nejakým problémom strávime hodinu alebo desať hodín. Problém sa snažíme vyriešiť v čo najkratšom možnom čase, aby sa naši zákazníci mohli k svojim aktivitám vrátiť čo najskôr. Je to výhodné pre obe strany.

Hodinovú sadzbu preferujú menšie firmy, ktoré sa s IT problémami potýkajú len z času na čas, prípadne firmy, ktoré nepotrebujú garantovaný reakčný čas v prípade, ak sa niečo pokazí, pretože vedia s daným problémom fungovať aj deň alebo dva. Paušál je najvýhodnejší pre firmy, ktoré majú množstvo IT vybavenia a ich 100% funkčnosť je pre ne nevyhnutnosťou.

Možností je teda viac, vždy záleží od konkrétnej potreby danej firmy.

Čoho sa firmy pri výbere IT oursourcingu obávajú najviac? Ako sa možno týmto rizikám vyhnúť?

Firmy sa obávajú najmä vysokých nákladov. Avšak, náklady sa dajú vyčísliť hneď na začiatku po audite, pričom mnohokrát platí pravidlo, že outsourcing je výhodnejší a efektívnejší ako interný zamestnanec. Môžu sa obávať neserióznosti, avšak veľa firiem a teda aj my máme mnoho spokojných zákazníkov, u ktorých si môže nový klient overiť našu profesionalitu.

Dlhé reakčné časy by som ako problém nevidel, pretože tie sa vždy zmluvne dohodnú. Rizikám sa dá veľmi jednoducho vyhnúť a zákazník nič neriskuje. Po audite vieme zákazníkovi vypracovať prvotný návrh, určiť cenu a povedať, v akom stave sa nachádza jeho IT a ako by spolupráca vyzerala a teda zákazník dopredu vie, aké bude mať náklady. Pokiaľ sa rozhodne pre mesačný paušál, tak vie dopredu, koľko bude každý mesiac platiť. K tomu si vie prirátať investície, ktoré plánuje robiť (napríklad nový server, prípadne sťahovanie). Sú to náklady, ktoré sa dopredu nedajú vyčísliť, no dajú sa predpokladať.

Na začiatku spolupráce sa vykoná vstupný audit, ktorý vieme urobiť aj bezplatne v rámci novej spolupráce. V rámci auditu zákazníkovi povieme, aké má jeho IT nedostatky, spíšeme o týchto mínusoch protokol a následne informujeme zákazníka o tom, v akom stave sa IT nachádza. Na základe týchto výsledkov sa nastaví aj celá spolupráca. Vždy na začiatku sa nastavia implementácie, aby sa procesy dali do poriadku, a následne prejdeme do druhej fázy. V tejto fáze prichádza na rad správa, prípadne pripravujeme nové riešenia a implementácie.

Prečo sa vaši zákazníci rozhodli práve pre vás?

Zrejme sme ich presvedčili, že sme práve tá správna firma, ktorú potrebujú. Máme zákazníkov, s ktorými spolupracujeme už dlhé roky, s niektorými sme 12 rokov od nášho vzniku. Presvedčil ich náš spôsob práce, to, že sme ochotní, robíme IT s ľudským prístupom a zákazníkom pomôžeme s malými problémami od typu “nemám ikonu na ploche” po veľké problémy ako “nefunguje server” alebo “nedá sa k nemu dostať.” Auditom a cenou sme ich presvedčili, že IT outsourcing je výhodný a efektívny. IT outsourcing sa stal novodobým štýlom správy IT a využíva to už dosť veľa firiem. Je dôležité zvýšiť povedomie o IT outsourcingu a o tom, ako funguje. Veľa ľudí s tým ešte nemá skúsenosti.

Viac podrobností nájdete na www.detect.sk.

Aktuálne správy

tlacove spravy left arrowtlacove spravy right arrow